Ser productivo, reducir el estrés y no olvidarte nada: mi método de organización personal
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Ser productivo, reducir el estrés y no olvidarte nada: mi método de organización personal

Ser productivo, reducir el estrés y no olvidarte nada: mi método de organización personal

Parte de mi trabajo consiste en gestionar equipos de personas. Atender peticiones de stakeholders, comunicarme con clientes, sacar adelante proyectos o coordinar proveedores. Cualquiera que haya hecho alguna de estas cosas sabrá que puede llegar a ser un trabajo abrumador y estresante. La energía que se pierde cada día para intentar que no se te pase nada es infinita.

Durante años he probado decenas de herramientas y metodologías de productividad personal, pero nunca he dado con una que me resulte efectiva. Algunas sólo han añadido complejidad a mi forma natural de trabajar. Otras son muy difíciles de integrar en el día a día. Cuando estás más pendiente de cómo organizarte que de tu trabajo, algo no está funcionando como debería.

Por eso decidí crear mi propio sistema de organización –100% gratuito– que he ido puliendo y simplificando con los años. Gracias a ella he conseguido cuatro cosas:

  1. Reducir el estrés y la sobrecarga mental.
  2. No olvidarme de ninguna tarea o conversación pendiente.
  3. Hacer más cosas valiosas para mí.
  4. Delegar mejor.

La bandeja del correo es el centro de todo

La elegí porque es una herramienta integrada en el día a día de cualquiera que trabaje en digital. Sencilla y gratuita. Los ejemplos de uso de este manual son con Gmail, pero el sistema puede extrapolarse a cualquier otro gestor.

Este es el aspecto de mi bandeja de entrada. A simple vista puede parecer agobiante, pero te aseguro que mi sensación al verla es la contraria: todo está bajo control.

A partir de aquí te enseñaré cómo usarla con eficacia. La metodología consiste en seguir sistemáticamente estos tres pasos:

  • Capturar todas las ideas, tareas y conversaciones.
  • Filtrar y categorizar.
  • Revisar y ejecutar.

1. Capturar todas las ideas, tareas y conversaciones

Uno de los principios básicos de la organización personal es llegar a conseguir tener la mente despejada en todo momento. No sobrecargarla con el esfuerzo de recordar una y otra vez las cosas pendientes que tiene por hacer, o la información que no debe olvidar.

Para conseguirlo, tenemos que interiorizar la idea de descargar todas las ideas, tareas o conversaciones lo más rápido posible de nuestra cabeza. Aquí ya entra en juego nuestra bandeja de entrada y lo haremos de la siguiente forma:

Instrucciones.
  1. Recibimos un input que no queremos olvidar. Una tarea que debemos hacer tras una reunión, una idea que se nos ocurre sobre la marcha, una convocatoria: lo que sea.
  2. Volcamos esa idea lo antes posible en nuestra bandeja de entrada enviándonos un email a nosotros mismos.
  3. Ya está. Ya podemos olvidarnos de ella. No rumiarla más en nuestra mente ni intentar retenerla. Está ahí y la revisaremos más adelante.

Al utilizar la bandeja de correo el centro de operaciones, los emails que nos envíen caerán directamente en el sistema.

2. Filtrar y categorizar

Este paso es muy importante porque va más allá de la gestión. Se trata de decidir qué elementos de nuestra lista merecen nuestra atención y cuáles no. Porque si no estamos bien organizados tendemos a hacer todo lo que nos piden para quitárnoslo de la mente cuanto antes. Es un error.

Todo lo que decidamos hacer debe tener una intención. En la medida de lo posible, debemos invertir todo nuestro tiempo en tareas que favorezcan nuestros objetivos a largo plazo. En El método Bullet Journal y en Essencialism puedes profundizar mucho en este concepto.

En este punto nuestra bandeja de entrada estará compuesta por dos tipos de elementos:

  • Emails que nos hemos mandado a nosotros mismos a modo de tarea o recordatorio que requiere una acción.
  • Correos electrónicos que nos hayan mandado otras personas.

Ahora, vamos a filtrar y categorizar cada uno de esos elementos.

Instrucciones.
  1. Si el elemento en cuestión no merece nuestra atención, archivamos o eliminamos el correo directamente.
  2. Si decidimos que es relevante, debemos separarlo visualmente del resto. En Gmail es muy sencillo. Márcalo como destacado (⭐) y configura la bandeja de entrada para que los destacados estén separados. ⚙️ Icono de configuración > Tipo de bandeja de entrada > Destacados primero. ‌‌‌‌Con esta configuración podrás plegar o desplegar las dos secciones según lo que quieras hacer en cada momento: categorizar tareas ('Todo lo demás') o ejecutarlas ('Destacados').‌‌‌‌ Esta sería nuestra vista de categorización:

3. Una vez tenemos filtrado lo relevante, decidiremos qué vamos a hacer con ello y lo marcaremos con una etiqueta. Existen tres opciones: hacer la tarea nosotros mismos, delegarla o simplemente darle seguimiento porque está en el tejado de otros.

Crearemos y usaremos dos etiquetas para ello. To Do (esta tarea requiere una acción por nuestra parte) o Follow-up (debemos prestar atención a este asunto, aunque ahora mismo esta delegado o en manos de otros). Te surgirá la tentación de crear mas categorías. Pero te sugiero que no lo hagas, porque puedes añadir una complejidad innecesaria que termine haciendo ineficiente la organización.

Ahora ya tendrás un sistema muy parecido al que te puse al principio, donde hay dos vistas claramente diferenciadas. La vista de ejecución y la de bandeja de categorización, donde van cayendo nuevos emails. Además, los asuntos que merecen tu atención, estarán agrupados en la parte superior de la bandeja y sabrás qué debes hacer con cada uno de ellos a simple vista.

3. Revisar y ejecutar

Crear la rutina de revisar tu lista de asuntos pendientes es fundamental para que el sistema funcione. Conviene no obsesionarse revisando la bandeja de entrada una y otra vez. Pero es necesario revisarlo al menos una vez al día. Yo lo hago dos veces al día:

  • Antes de terminar la jornada laboral. Para saber al día siguiente qué cosas tengo que hacer por la mañana.
  • Antes de comer. Para planificar la tarde y decidir sobre los nuevos asuntos que seguro que han irrumpido en tu correo en las primeras horas de la mañana.

Estos son los pasos a seguir para hacer buenos procesos de revisión:

Instrucciones.
  1. Categoriza todos los nuevos correos que te hayan entrado en la bandeja, bien sean tuyos o de otras personas. Ya sabes: archiva, destaca y asígnales la etiqueta correspondiente.
  2. Lee uno a uno todos los asuntos pendientes. Sí, es tedioso pero es la rutina que te garantizará tranquilidad mental en el corto plazo.
  3. Archiva los asuntos finalizados.
  4. Intenta que las etiquetas rojas (To Do) pasen a azules (Follow Up). Muchas veces esto se soluciona con un correo para delegar o para informar de que tu parte ya está avanzada.
  5. Decide cuál es la tarea más importante para ejecutar en ese momento y ponte a ello.

No te abrumes por el hecho de que haya muchos pasos. Cuando los sigas un par de veces verás que es un flujo de trabajo y toma de decisiones muy natural.


Preguntas frecuentes

¿Este sistema sirve para tomar notas?

Claro. Cuando estés en una reunión, empieza a apuntar todo lo que creas conveniente en un correo electrónico dirigido a ti mismo. Al terminar la reunión, envíalo y cuando revises el sistema podrás decidir si alguna de las notas requiere una acción o puedes archivarlo.

¿Puedo usar más etiquetas para categorizar tareas de una misma temática?

No es recomendable añadir más etiquetas que las mencionadas. Pero si lo necesitas, puedes crear algunas con fondo gris que no llamen mucho la atención. En las imágenes de arriba podrás ver algún ejemplo.

¿Qué hago con los boletines, newsletters, artículos y otros elementos que son para leer?

Hay dos alternativas. Yo decidí suscribirme a todas las newsletters con el email personal, no con el del trabajo. Pero si quieres tenerlas ahí lo más sencillo es crear una categoría Para leer y almacenarlas ahí para recuperarlas cuando tengas tiempo. Es importante que no estén mezcladas con las tareas. Archívalo en una carpeta no visible en la bandeja de entrada.

¿Qué ocurre cuando varios correo sobre la misma temática y me saturan la bandeja de entrada?

En ese caso mantén un único correo electrónico visible en la bandeja de entrada, en la categoría de Destacados. El resto, puedes ir almacenándolos en una carpeta. De esta forma nunca olvidarás que este asunto está pendiente y podrás acceder al detalle de las tareas en la carpeta correspondiente.

¿Tienes más dudas sobre cómo aplicarlo? Escríbeme a Twitter o al correo.
Este manual irá evolucionando con vuestro feedback.


Versión del manual 1.1 - Añadido FAQ
Versión del manual 1.0

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